traPavilion運営

はじめに

2025年に私の所属するサークルである、デジタル創作同好会traPは十周年を迎えました。これを祝して、2025年10月13日に浅草橋ヒューリックホール&カンファレンスにて十周年記念イベント「traPavilion」を開催しました。イベントの概要については公式のブログに譲ることとして、ここでは、私が運営スタッフとしてどんなことをしたのかを中心に紹介します。

準備

まず、会場のリストアップと、ありそうな企画案の洗い出しをしました。このイベントのために前年にtraP Conference という内部カンファレンスをやっていたので、その際の企画や、その時反省として上がったものを踏まえての企画案を想定しました。すると、大体どんな会場が望ましいかがわかってきました。

その時出てきたのが、大きくは同窓会的なイベントでもあるため、懇親会は欠かせないとして、全員を入れられる大きなホール。そして、班ごとの展示を受け入れられるルームという要件でした。

次にこれに合うような会場を探しました。ベルサール系やUDXは価格面でのハードルが高かったこと、ゲーム甲子園やSECCONなどで利用したことのある運営メンバーがいたこともあり、浅草橋ヒューリックホール＆カンファレンスルームを第一候補としました。

その後、下見に行き、仮予約をし、予約金をお支払いしました。今振り返ると、もっとあれやこれを事前に確認すべきだったということがあるため、これは本当に経験がものを言うなと思いました。（ケータリングに対しての制約など）

その後は部内に企画の希望を聞いたり、大型パネルをどこに依頼すれば良いのか、当日の無線機の手配、などを定期的にミーティングをして、JIRA に書き出しながら進めました。

JIRAを使った一番の理由は依存関係の処理やサブタスクの自由度の高さがありました。今回はコアスタッフは少人数でタスクを他の班やメンバー、チームに依頼しながら進めると言う形だったため、コアスタッフ用のタスク管理ツールにアクセスする人数は少なかったので、無料で収まったのも良かったです。

2週間前くらいにケータリングに関して少し想定外の制約があることが判明し、この辺りからバタバタし始めて気づいたら前日でした。

当日

当日は本当に怒涛の1日でした。1日しか借りていなかったため、当日午前は時間に追われながら設営をしていました。会場がツーフロアに分かれているため、地味に見晴らしが悪く、こまめな移動が体力を削ってきてもいました。

始まってからはだいぶ穏当に進みましたが、当日朝に朝会ができなかったこともありスタッフの担当業務などが上手く共有できなかったのが反省でした。結構自分の頭の中にはあるが、他のコアスタッフですら上手く共有しきれていなかったみたいなことも多かったので、実際に動くリハーサルをやるべきだったなと反省しきりです。

撤収は、予定以上には延長料金を払えるゆとりはなかったため、本当に追い立てられるような形のものでした。これによる紛失も発生していたり、会場発のものについての送り状が正しく書かれていなかったりなどもあったため、事前にわかっていたのだからこそもっと準備するべきだったとも思いました。

振り返って

イベントやりたい！と言う自分のわがままが多分に含まれた形での開催でしたが、学生でこのスケール?みたいに驚いてもらえた上、いろんな人の昨年の思い出に選んでもらえたので、やって良かったなと思っています。

今後もtraPではカンファレンス系のイベントをやる予定がありそうなので、上手く反省を引き継げればと思っています。